文／馬克編
以往Excel是在日常工作時最常用到的工具之一，不過，現在雲端、線上工作逐漸普及，尤其是許多企業開始WFH居家辦公後，有越來越多團隊開始使用Google Sheets(Google試算表)，無論功能還是版面都和Excel很像，簡直就是Google線上版的Excel。
雖然Google試算表和Excel長得很像，但許多功能的操作方式還是不同，今天馬克編就要來介紹一些行銷工作中常會用到的Google試算表技巧。
1. 製作下拉選單
下拉選單是在製作報表時很常使用的技巧，可以應用在團隊成員、專案狀態(進行中、延宕中、已結案)等各種分類。
(1) 在想製作下拉選單的格子上按右鍵，選取資料驗證。
(2) 在條件處選取”項目清單”，並在後方欄位填上選項的名稱，每一項用半形逗號分開，點選儲存後就可以看到下拉式選單了，若往後要編輯、增加選項，也一樣進入資料驗證修改就可以了。
2. 建立篩選
當表格資料越來越多，要快速找到自己想要的資料時就需要用到篩選功能。Google試算表的篩選功能操作非常簡單，先用滑鼠左鍵點一下想建立篩選的格子，再點選Google試算表右上方的篩選符號(如下圖，長得有點像漏斗圖示)即可建立篩選器。
當篩選圖示變成綠色的，就代表打開篩選器了，就可以回到表格中開始篩選資料了。
3. 凍結窗格
當表格中的欄數與列數越來越多，表格會變得越來越長，為了方便查閱，我們可以使用凍結窗格的功能來輔助，將固定的欄目固定起來，這樣不管怎麼滑動都不怕看不到那些欄位。在Google試算表中凍結窗格有兩種操作方法：
(1) 點選工具列”查看”中的”凍結”，就可以設定想凍結的欄位。
(2) 還有一種快速設定的方式，是將滑鼠移至想動節的窗格，看到游標變成一隻小手，格線變成粗的淺藍色線時，再拖移到想凍結的位置即可。
4. 保護資料不被修改
與同事一起共同編輯表格非常方便，但有時候也會出現自己的資料不小心被同事誤改的問題。如果是簡單的資料還沒關係，如果是花了很多時間才能輸入的資料，最後又救不回來真的會無語問蒼天！這時候就可以利用「保護工作表」的功能來避免慘況發生。
(1)在想保護的工作表上點右鍵，選擇「受保護的工作表」
(2)點選「設定權限」就可以開始設定，你可以選擇只有自己編輯，或點「自訂」，從共用的名單中選擇有權限可以編輯的同事。
(3)假如整份工作表中，有幾格你希望開放給同事編輯，可以勾選「特定儲存格除外」，在選取想開放編輯的範圍即可。
設定完成後會看到工作表旁有一個小鎖頭的圖示，就代表這個工作表是受保護的工作表。
5. 產生表格與統計圖
在做報告時，常需要將統計的資料化成長條圖、圓餅圖等圖表。假如是使用Google試算表記錄資料，其實可以直接轉成多種圖表，不用再辛苦的自己繪製。
在填好資料後，點擊畫面右下角的「探索」，就會自動生成圓餅圖、長條圖等統計圖表。選定想要使用的圖片，再點擊圖片右上方的「插入圖表」(放大鏡圖示的上面)，就可以將圖表放進文件中囉！
6. 將Google試算表轉成Excel檔案
雖然Google試算表功能齊全，也越來越普遍，不過，仍然有許多企業是習慣使用Execl開啟檔案。因此，為了讓合作的同事或其他單位方便讀取檔案，許多工作者會需要將Google試算表轉存成Excel檔案再寄出，共有3個方式可以完成這件事：
(1) 將Google試算表轉存成Excel檔案
點選「檔案」>「下載」，選擇「Microsoft Excel」就可以下載成Excel檔案。
(2) 不轉存檔案，直接以Excel檔案寄出
點選「檔案」>「電子郵件」>「透過電子郵件傳送這個檔案」
接著填寫收件者，再選取檔案類型中的Excel即可。
不過，這個方法會以Gmail寄出，假如你希望用其他公司信箱，例如Outlook等方式寄出，還有另外一個方法可以使用。
(3) 修改網址，讓收件者點擊連結即可以Excel檔案下載
點選右上角的「共用」，並點選「取得連結」中的「複製連結」取得該Google試算表的連結。
你會獲得一個像這樣的連結：
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1QwpS6p2VRcdtD1PQAC5V4jVlbTeOfRmQcR0pNf3D_hc/edit?usp=sharing
當收件者點擊上面這個連結時，會直接進入到Google試算表。
接著，我們將上述連結的紅色部分，改為：export?format=xlsx
你會獲得一個像這樣的連結：
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1QwpS6p2VRcdtD1PQAC5V4jVlbTeOfRmQcR0pNf3D_hc/export?format=xlsx
當收件者點擊上面這個連結時，就會直接下載Excel檔案。
如果你想當一個貼心一點的窗口，就可以像下圖的郵件示意，將兩種檔案的連結都附上，讓收件者可以選擇以自己方便的形式來查閱你所提供的檔案。
以上就是常用的Google試算表技巧，有些平常不知道的隱藏版功能真的非常實用喔！歡迎將文章儲存進書籤中，需要時隨時查看。
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