讓WFH更有效率的5個小技巧:無辦公室化的好處與壞處

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文/馬克編

近日本土疫情不見減緩,許多企業為了保護員工啟動居家辦公(WFH)、分流辦公、異地辦公等,希望能減少員工染疫並影響企業營運的機會。不過,雖然台灣是直至今年(2021年)才開始逐漸啟動居家辦公,在已經被疫情困擾許久的國外,企業則是已經開始WFH超過一年,甚至許多國際企業紛紛公布,即便未來疫情結束,仍會繼續維持居家辦公的模式,社群平台Twitter總公司甚至直接宣布,未來員工可以自己決定希望在辦公室或是家中辦公,這代表有些員工將永遠不用再回到辦公室工作,也意味著居家辦公、無辦公室化將不在是為了防堵疫情的短暫政策,而是可能成為未來的企業發展趨勢。

究竟無辦公室化對於企業、員工而言,各有什麼優缺點呢?疫情期間必須WFH的大家,又可以利用哪些工作小技巧來增進自己的工作效率呢?

居家辦公 WFH 的優點與缺點分析

WFH對於企業的優點

畢竟WFH的工作模式會改變整個企業的運作模式,所以許多企業主與管理層在一開始會很難接受,不過,在順利運行後,許多國外的企業主也發現了一些WFH為企業所帶來的優勢。

1. 減少辦公室開支

當員工於家中工作時,辦公室的用電量、日常用品消耗量等都會減少,另外,也有許多國外企業在順利運行居家辦公後,將辦公室改租為小型或甚至完全無辦公室化,將原本用於辦公室租用的金費轉移到其他經費,例如,補助使用自己的電器設備的員工設備耗損費用等。

2. 增加工作彈性

當員工必須於同一時間出現在同一地點辦公時,在工作調度上的彈性也會比較少。若員工能夠透過在不同地點的遠距辦公,可以增加企業對於員工工作的調度彈性,例如,需要輪班的企業可以隨時調度不同地區的員工,甚至雇用不同國家的員工,以滿足企業24小時營運的需求。

或是,許多需要員工外出拜訪、推廣業務的行程,也可以讓外出人員在異地辦公,減少來回辦公室所消耗掉的工時,也許剛剛拜訪接到的單子,接著員工就可以在咖啡廳或客戶會議室完成下單,不需要舟車勞頓回到公司後再趕著補文件,除了可以提高員工工作效率之外,也能夠減少企業對於員工加班費用的支出。

另外,因為在家中辦公的方便性較高,不必外出也可減少疾病傳播率,許多員工會減少請病假的頻率,即便身體不適但因為在家中仍可以工作。

3. 增進員工創意力

這點在對於需要員工發會創意力、聯想力的科技公司、行銷、藝術展覽相關企業較為重要,單一、無趣的辦公環境會讓員工難以發揮創意力,這也是為什麼許多企業近年來致力於改善辦公室環境,有些企業甚至將酒吧、咖啡廳等舒壓環境搬進辦公室,目的就是為了提供員工一個更能放鬆思考的地方。也已有研究證明,在有環境音或能讓人稍微分心的環境更能促進人們抽象思考的能力,許多知名小說例如哈利波特,作者就是在咖啡廳勾畫出令全世界瘋狂的魔法世界。

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WFH可以讓企業減少辦公室開支,也能提升員工創造力。

WFH對於企業的缺點

WFH對於企業當然也有必須面對的缺點:

1. 設備問題

在辦公室時,所有人的設備統一,除了便於管理之外,員工也不容易發生因為設備、器材出問題而無法工作的狀況。但當員工在家中辦公時,有些企業無法一次提供所有人筆電或其他便攜式的工作設備,當員工必須使用自身設備時,就可能造成公司出現各種不同設備、系統相容性等問題。

除了硬體外,居家辦公要完善最必要的元素就是網路。雖然在現今,網路已經是家戶必備的設備,但不免仍有員工居住的環境沒有裝設網路,或是收訊不佳等,造成工作上的困難。

2.管理問題

WFH的運作成功與否仰賴員工的自律性,若員工在家中無法順利完成工作,可能就要考慮實施不同的管理方法。例如有些企業規定需每小時打卡、每日回報工作日程與進度等,都是可以折衷管理的方法,不過實際的工作狀況,仍須透過員工自主檢視。

另外,目前許多公司的企業系統如ERP、財務系統等尚無法在所有員工都遠端工作時順利運作,為了維持營運辦公室仍須工作人員留守,不過這樣的管理方式也可能造成公平性問題,是企業目前較難解的問題。

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WFH也可能造成公司管理困難,必須仰賴員工自律性。

WFH對於工作者的優點

1. 工作更有效率

少掉了平時的通勤、購買餐點、與同事寒暄等時間,在家中辦公的員工可以更專注的在負責專案上面。已經宣布將讓所有員工永久居家辦公的Twitter人資部發言人曾說,Twitter的員工已經透過居家辦公計畫證明他們在家中的工作效率更高,在全面實施居家辦公後,公司沒有專案進度落後,且也有許多員工告訴他,在家中工作讓他們更投入於工作中,工時也比平常在辦公室中來得長。因為不必擔心下班後的通勤問題與時間,員工甚至更願意加班來完成任務。

2. 工作與生活更平衡

許多在WFH的員工都表示,在家中工作後有了更多維繫家人感情、處理生活瑣事、增加生活品質的時間,在工作與生活中找到更好的平衡後,在工作上的效率與積極度也提高不少。許多平日無法空出時間運動的上班族,也可以利用省下的通勤時間運動、遛狗,身心靈健康都能提昇。

3. 省下花費

不只是企業可以因為居家辦公節省開支,在家辦公對於工作者而言也可以省下不少費用。例如通勤的交通費用、停車費、汽油錢,甚至伙食費用也透過自己烹煮等方式節省不少。在家中工作所減少的交際應酬費用也相當可觀。

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減少通勤對於工作者而言可以活用的時間更多了,更可以找到生活與工作的平衡。

WFH對於工作者的缺點

1. 與同事交流機會少

對於許多公司例如行銷、顧問類型的公司而言,同事聚集在一起的動腦會議是發想專案方向的重要元素,雖然視訊會議可以取代傳統的會議方式,但仍然很難取代人與人面對面時能有的互動性與創意激發。也有些工作者認為,獨自在家中工作的感受很孤獨,有種少了同事支持的感覺,許多瑣事也無法即時討論,比較缺乏團隊精神的感覺。

2. 挑戰個人的時間安排能力

如同前述,WFH的順利運作很大程度必須仰賴工作者的自律程度,也就是可以妥善安排工作進度與排程的能力。家中比起辦公室環境有更多可以讓工作者分心的事物,要如何保持專注,並在同樣的工時之內完成任務非常挑戰工作者的個人工作安排與效率。這也導致許多開始WFH的員工發現,在家中辦公反而更沒有下班時間了!感覺一整天都在處理公事,甚至一天長達十幾個小時都在與公司同事溝通聯絡。

提升WFH工作效率的5個小技巧

那麼,已經開始居家辦公的工作者,可以透過哪些方式來提昇自己的工作效率,避免工作與生活分不開的情況呢?

1. 不要穿睡衣工作

沒錯!雖然在家中沒有同事能夠見到你,也不一定每天都有視訊會議,但千萬別穿著睡衣就起床工作!輕鬆的睡衣會讓你感到過於放鬆,並且無法進入到工作狀態中。應按照平常上班時的方式清理梳洗,整理頭髮,並換上乾淨舒適的衣服,這是將自己的心情調整到工作狀態的重要步驟。另外,你也可能隨時被要求加入視訊討論,整齊的出現在畫面中也是一種專業的表現。

2. 選擇適當的工作地點

選擇乾淨整潔的桌面,擺放好辦公用品,再開始辦公。躺在床上辦公室最糟糕的居家辦公方式,床的確很舒適,但舒適會讓人的情緒鬆懈、注意力渙散,在這種情況下,你在處理工作時出錯的機率也會增加。因此,即便在家中,也應準備書桌、辦公桌或規劃出一塊明確、干擾少的「工作位置」,另外也可規劃出一塊不能把工作帶進去的「放鬆位置」,這樣做更能讓自己把工作空間跟生活空間分開,不會把工作混入生活中,造成自己感覺到好像永遠都沒有下班、永遠都沒有放鬆的感受。

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即便是在家上班也要盡量打造一個獨立的辦公空間,讓自己進入工作狀態。

3. 排定工作時程

在每日開始辦公時即可排定工作時程,先列出今日需要完成的工作事項,並分配時間,依照自己的工作方式規劃每個項目所需的時間,將時程表排出來,例如10:00前完成OOOO,14:00前完成OOO,14:30準備會議;15:00開會至16:00等。這樣做可以幫助你控管工作的項目與時間,也讓自己更了解進度為何,更不會因為周遭的事物而分心,因為你已經有給每個任務設下「Deadline」了,就應盡力達成。在規劃時也一定要記得排進休息時間,讓工作者不至於「工作到忘記時間」,久坐、長時間看螢幕都對身心靈有不好的影響,長久累積後更會影響工作狀態與表現。排定好的休息時間也可以幫助你控管,不至於放縱,不會發生因為不小心睡過頭、休息太久的問題。

4. 設定工作開始與結束的固定排程

用固定的事件開啟與結束一天的工作,可以讓自己更快速的調整工作狀態。例如在早晨開始工作時,規劃今日的工作排程,在晚上結束工作時,重新檢視今日工作排程,並回報完成與未完成事項,或檢討今日工作、撰寫工作日誌等。這樣的設定可以在工作開始時幫助自己進入工作狀態,也可以在工作時間結束後告訴自己「下班了!」,在心態上的調適能夠更清楚,且不至於發生覺得自己好像一直在工作的情況。

5. 將自己的工作排程與同住家人分享

這個步驟非常的重要,但也是被最多人忽略的一項。若非獨居工作者,非常容易因為同住家人而影響到居家辦公的品質。在你把每日的工作時程安排好之後,請與你的家庭成員分享,若有多人在家中辦公,也請互相告知工作日程,並且彼此配合。例如休息時間與吃飯時間的安排,或是最重要的每日會議日程的安排,請家人在該段時間盡量不要打擾。例如你預計今日14:00有一個重要的視訊會議,提前告知家人,就不會發生在會議中聽到家人在洗衣服的機器聲、講電話的干擾聲、電視的播放聲等問題。

以上就是居家辦公(WFH)、遠距辦公的工作技巧,以及無辦公室化對於企業與工作者的個別影響分析。每間企業的營運方式以及每個工作者的工作模式都不同,找到最適合自身的方案,並取得溝通共識才是最正確的工作方式。

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