3步驟做出甘特圖：甘特圖範例與甘特圖產生器教學

展將數位 2021/08/13

文／馬克編

行銷企劃人員對於「甘特圖」這個詞應該不陌生，不管是對外提案還是內部溝通，甘特圖都是專案進度管理的好工具。究竟甘特圖是什麼呢？為什麼甘特圖在行銷產業中的應用特別重要？甘特圖又該怎麼製作才清楚？有哪些軟體可以製作甘特圖？

內容目錄

甘特圖是什麼？

甘特圖(Gantt Chart)是一種條狀圖，一般會以橫軸標示時間，縱軸標示項目(事項)來呈現。甘特圖可以隨著時間的推進羅列出待完成的工作項目以及進度，讓管理人員可以更有效率的了解專案的每一個執行項目狀況。

例如：已經完成了多少項目？還有多少項目待完成？有多少項目進度落後？某月某日前專案會進展到哪裡？
這些事項可以幫助管理者快速判斷整個專案目前的進度是正常、延遲還是超前。

對於執行人員而言，則可以透過甘特圖羅列出所有待辦事項與預計完成日，方便管理自己的工作狀況，也能更有效率的與主管報告進度，並在專案遇到困難時及早發現問題並回報。
若是與團隊一起執行專案，也能透過甘特圖清楚分工，互相瞭解每位成員的工作進度，並能夠適時提供幫助以完成任務。

甘特圖對於行銷工作的好處

行銷工作執行項目繁多，且涉及人員廣，包含各部門執行、管理者以及客戶、合作單位等，且大部分時候還會有N個合作單位。
因此行銷專案的完成必須仰賴團隊執行人員與管理人員、各個窗口的多方溝通。甘特圖可以幫助不同部門的人員快速理解專案進度，也能互相提醒時限。

不管是排程較短的行銷專案如：行銷實體活動(產品發布會、記者會、銷售活動)
或是執行期間較長的行銷專案如：網路行銷專案、長期內容行銷規劃等，都可以用甘特圖來管理專案進度。

也因為專案的處理事項、時限公開透明，可以幫助部門責任歸屬劃分，在專案出現問題時，也比較不會讓執行人員單方面承擔責任。

例如，需求方沒有在時限內回覆確認需求，而執行部門因執行時間不夠而導致專案延誤。
此時就可以依照雙方同意的甘特圖來檢討進度，而非僅壓縮執行部門的時間，影響未來的執行品質，出現各個產業都不希望看到的惡性循環。

因此，若在不同團隊與需求方之間使用甘特圖做專案管理，建議在專案開始之初就建立好並請各方過目，若同意即代表每一方都認同甘特圖中的專案排程，並且會盡力按照排程完成各自的工作事項。

當然，甘特圖難免會隨著專案執行狀況改變，當需要進行更動時，也建議需在告知各方後再進行變更。

另外，甘特圖還有一個隱藏版好處：工作交接。

行銷人員流動率高是眾所皆知的秘密，專案甘特圖可以幫助行銷人員快速交接，讓接手的團隊成員快速了解有哪些待執行的工作項目，以及各項的進度、合作人員、窗口與排程，避免因人員的流動而造成專案進度延誤。

甘特圖製作3步驟：範例與軟體推薦

甘特圖應有的基本元素為：時間與專案項目，因應不同的專案需求還可以增加：週數、季度、部門、專案負責人、團隊成員等元素。

製作甘特圖的軟體很多，目前也有許多不用下載的線上工具可以使用，本文中我們將以甘特圖工具Gantt.io來做示範。

第一步：定義專案時間範圍

時間是甘特圖的基礎，因此第一步就是要定義出專案從籌備到完成執行的開始與結束時間。

例如，預計活動將要在2021年9月30日舉辦，估計籌備的時間需要一個月，那麼甘特圖的時程就是9月1日開始，到9月30日結束。
假如是比較短期的專案，進展與變化較快，每日的進度會不同，就建議甘特圖以每日為單位；
假如專案是長期的規劃，則可以用工作週、月當作單位，或將專案再細切成不同任務，使用不同甘特圖。

在Gantt.io中有許多模板可以選擇，選好想用的版型後就可以開始製作。

使用Gantt.io製作的話，將滑鼠移到下方就可看到已經以日期切分好，每一格就是一天。
也可以使用Excel製作，只是需要自己切分出工作週與30天。